مديريت ، فرآيند به كارگيري موثر و كارآمد منابع مادي و انساني در برنامه ريزي ، سازماندهي، بسيج منابع و امكانات، هدايت و كنترل است كه براي دستيابي به اهداف سازماني و بر اساس نظام ارزشي مورد قبول ، صورت مي گيرد.
تعريف جلسه«چند نفر كه براي نيل به يك هدف معين گرد هم جمعشده و به ارائه ديدگاههاميپردازند».
و يا «گروهي از افرادكه براي انجام وظايف مشخصي بطور موقت يا دائم دور هم جمع ميشوند».
90% اقدامات يك جلسه مؤثر قبل از شروع آن ميباشد.
وظايف رئيس جلسه قبل از برگزاري جلسه
آيا جلسه لازم است؟
آيا ميتوان كار را بدون تشكيل جلسه و از طرق ديگر (تلفن، نامه و ...) انجام داد؟
ارزش جلسه در مقايسه با هزينههاي آن چقدر است؟
آيا اكثر افراد دعوت شونده ميتوانند در جلسه شركت كنند؟
بهترين جلسات فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع تشكيل ميشوند و ضمن صرفهجويي در وقت و هزينهها، دانش اعضا براي دستيابي به يك هدف مشخص مورد استفاده بهينه قرار ميگيرد
بعد از توجه به ضرورت جلسه :
هدف جلسه را تعيين كنيد.
موضوع يا موضوعاتي كه قرار است مورد بحث قرار گيرند را تعيين نماييد.
حدود اختيار جلسه را معين كنيد.
در مورد زمان جلسه تصميم بگيريد.
در مورد مدت زمان جلسه تصميم بگيريد.
در مورد مكان برگزاري جلسه تصميم بگيريد.
در مورد مدعوين و تعدادشان تصميم بگيريد.
مطالعه موضوعاتي كه قرار است در جلسه مطرح شوند.
مطالعه و بررسي در خصوص افرادي كه قرار است در جلسه حاضر شوند
منشي مسئول نظم و ترتيب جلسه است گاهي وي وظيفه ترتيب خوردني و نوشيدني را ميدهد وي بايستي قبل از برگزاري جلسه تمامي اسناد و مدارك را كه رئيس جلسه نياز دارد مهيا كند. يا در صورت لزوم براي اعضاء ارسال نمايد.
وظايف اعضاء جلسه قبل از برگزاري جلسه
1)موضوعات مورد بحث در جلسه را مطالعه كنند و اگر ضرورت دارد نظرات شركت یا واحد خودشان را جويا شوند.
2) در مورد رئيس جلسه، طرز فكر و رفتارهاي خاص وي اطلاع كسب نمايند.
3) ساير اعضاء جلسه را مورد بررسي قرار دهند.
4) به دنبال پيدا كردن روشي باشند كه براساس آن بتوانند عقايدشان را به ديگران بقبولانند.
وظايف رئيس جلسه در طول برگزاري جلسه
مديريت زمان
مديريت جريان بحث و گفتگو مديريت اعضاء جلسه
براي اداره مؤثر بحثهاافراد پرحرف را كنترل كنيد.
افراد كم حرف را به صحبت كردن وادار كنيد.
از افراد كمرو حمايت كنيد.
برخورد عقايد را تشويق كنيد.
مواظب واكنش فردي كه عقيدهاش پذيرفته نشده باشيد.
بعد از آن كه افراد نظرشان را گفتند، نظر افراد ارشدتر جلسه را بپرسيد.
بحث و گفتگو در مورد راهحلهائي كه در مورد آن توافق كردهايد را خاتمه دهيد.
از گره فكري جلوگيري كنيد.
وظايف منشي جلسه در خلال جلسه
در طول جلسه منشي ميبايستي يادداشت برداري مفصل كند.
وظايف افراد جلسه حين جلسه
1- بيان نظرات به طور واضح و متقاعد كردن ديگران
2- پذيرفتن نظرات بهتري كه از سوي اعضاء ديگر ارائه ميشود. وظايف رئيس جلسه بعد از جلسه 1- مطالعه صورتجلسه 2- مشخص كردن نكات اصلي 3- نوع كار و زمان انجام كار افرادرا براساس مصوبات مشخص نماید
4- پيگيري مصوبات
5- ارزيابي جلسه
وظايف منشي بعد از جلسه
1- تنظيم صورتجلسه
2- روشن كردن اجزاء اصلي صورتجلسه
وظايف اعضاء جلسه بعد از جلسه
1)كاري كه برعهده آنها واگذار شده است بايد دنبال انجام آن باشند.
2) اگر براي هر اقدامي زمان مناسب تعيين شده باشد افراد خود را متعهدتر به انجام آن كار بدانند.
رهنمودهايي براي ايجاد بحث و گفتگوي مؤثر
1)ديدگاهها و نظرات گوناگون را شرح و بسط دهيد.
2)واقعيات، اطلاعات و تئوريهاي مربوط را فهرست كنيد.
3) براي روشنسازي سؤال كنيد.
4) عقايد مخالف را روشن سازيد.
5) بدنبال يافتن اطلاعات جديد باشيد.
6) عقايد و ديدگاههاي مخالف را به بحث بكشيد.
7)مجدداً اعتماد خود را نسبت به فردي كه ديدگاه مخالف داشته است مورد تأكيد قرار دهيد.
8)نقاط قوت بحثهاي مخالف را تعيين كنيد.
9)فقط هنگامي كه با شواهد مناسب مواجه شديد، فكر و نظرتان را تغيير دهيد.
10) اطلاعات و استدلالهاي متفاوت را تركيب كنيد.
11) راهحلهاي جايگزين (Alternative Solutions) ايجاد كنيد.
12) بر راه حلي كه از ديدگاههاي مختلف معتبر تشخيص داده شده است، توافق كنيد.
دامهاي بحث و گفتگو
1)اينكه فرض كنيد نظرتان بهترين است.
2) اينكه بخواهيد به هر قيمتي درستي نظرتان را ثابت كنيد و تصور كنيد كه نظرتان بايستي مورد قبول واقع گردد.
3) اينكه اظهار نظر مخالفان در مورد عقايدتان را حمله به خود فرض كنيد.
4) اينكه نقاط ضعف نظرتان را نپذيريد.
5) اينكه تظاهر به گوش دادن كنيد.
6) اينكه به منظور سست كردن اعتقاد ديگران براي نپذيرفتن راه حل آن فرد خاص به استهزاء افراد بپردازيد.
7) اينكه بوسيله شيفته ساختن و اغراق كردن سعي در جلب نظر افراد نسبت به ديدگاهتان داشته باشيد.
8) اينكه پذيرفتن عقايد ديگران را به عنوان نشانهاي از ضعف تلقي كنيد.
101نكته كليدي
1)هدف از تشكيل جلسه بايد از همان ابتداي كار روشن باشد.
2) اگر بدون تشكيل جلسه ميتوان موضوعي را حل و فصل كرد، حتماً همين كار را بكنيد.
3) مسائلي كه ممكن است باعث برگزاري موفقيتآميز يا غير موفقيتآميز جلسه شوند را به دقت بررسي كنيد.
4)پيامدهاي ناشي از عدم برگزاري يك جلسه ادواري منظم را بررسي كنيد.
5)توجه داشته باشيد كه برخي مواقع حضور مديران ارشد در جلسات ميتواند مانع از گفتوگوي آزاد شركتكنندگان شود.
6)جلسات را در فضايي خارج از دفتر كار خود برگزار كنيد تا در صورت تمايل بتوانيد به راحتي جلسه را ترك كنيد.
7)آييننامههاي مربوط به نحوة تشكيل انواع نشستهاي رسمي را مطالعه كنيد.
8)قبل از تشكيل جلسات رسمي، قوانين مربوطه را به دقت مطالعه كنيد.
9)قبل از تشكيل جلسه با شركتكنندگان تماس تلفني بگيريد تا آنها فرصت فكر كردن در مورد موضوع نشست را داشته باشند.
10)تبادل اطلاعات را به صورت گزينشي انجام دهيد و از ارائه و دريافت بيش از اندازه اطلاعات اجتناب كنيد.
11)هنگام سازماندهي و تشكيل كنفرانسهاي ويديويي به تفاوت ساعت ميان كشورهاي مختلف توجه داشته باشيد.
12)اگر ميخواهيد جلسات آنلاين شما از طريق شبكه اينترنت اثربخش باشند، حتماً براي آنها محدوديت زماني تعيين كنيد.
13)هميشه در كنفرانسهاي تلفني قبل از هر بار صحبت كردن نام خود را اعلام كنيد.
14)هميشه دربارة نوع جلسه مورد نياز به دقت فكر كنيد.
15)براي اجتناب از بروز آشفتگي و انحراف از موضوع اصلي، سعي كنيد تعداد شركتكنندگان را در حداقل ممكن نگه داريد.
16)با گذاشتن يك ساعت مچي، روميزي، يا ديواري در يك محل مناسب، وقت جلسه را تنظيم كنيد.
17)همراه دستور جلسه، ساير اوراق اطلاعاتي لازم را براي كليه افرادي كه قرار است در جلسه شركت داشته باشند ارسال كنيد.
18)قبل از جلسه حمايت كليه متحدين احتمالي را جلب كنيد.
19)قبل از شروع جلسه حتماً در مورد اهداف با شركتكنندگان به توافق برسيد.
20)اگر شركتكنندگان از موضوع اصلي جلسه منحرف شدند، بلافاصله به آنها تذكر بدهيد.
21)در مورد نحوة مشاركت گروهي افراد با يكديگر به دقت فكر كنيد.
22)قبل از تعيين زمان جلسه، زمان برنامه سفر افراد را بررسي كنيد.
23)اگر افراد اصلي قادر به شركت در جلسه نيستند، زمان آن را تغيير دهيد.
24)نام افرادي كه قرار است در خصوص هر يك از موارد دستور جلسه صحبت كنند را در كنار مورد مربوطه يادداشت كنيد.
25)از تشكيل جلسه در اوقاتي از روز كه انرژي افراد در سطح پاييني قرار دارد (مثلاً بلافاصله بعد از ناهار ) اجتناب كنيد.
26)حتماً هر گونه تغيير در دستور جلسه را به اطلاع اعضای جلسه برسانيد.
27)دستور جلسه را تا حد امكان ساده و كوتاه تهيه كنيد.
28)سعي كنيد دستور جلسه را حداكثر در يك صفحه بنويسيد.
29)معمولاً در ابتداي جلسات شركتكنندگان هوشيارتر هستند. بنابراين، سعي كنيد بحث در مورد موضوعات مهمتر را در ابتداي جلسه انجام دهيد.
30)از قبل هزينه سفر شركتكنندگاني كه قرار است از راههاي دور در جلسه شركت كنند را در نظر بگيريد.
31)حتماً تسهيلات لازم را براي حضور شركتكنندگان داراي معلوليت فيزيكي در نظر بگيريد.
32) ترتيبي دهيد كه هنگام برگزاري جلسه تلفنها روي خط ديگري منتقل شوند.
33)جلساتي كه احتمال ميدهيد دردسر آفرين باشند را در محلي غير از محل طرفين شركتكننده تشكيل دهيد.
34)از كاركنان بخش پشتيباني بخواهيد قابليت دسترسي به وسايل نقليه عمومي و برنامه زماني آنها را بررسي كنند و نتيجه را به شما اطلاع دهند.
35)محلي را براي جلسه انتخاب كنيد كه به دور از هر گونه مزاحمتهاي احتمالي باشد.
36)چند نقشه مختلف براي نحوه نشستن افراد تهيه، و سپس بهترين آنها را انتخاب كنيد.
37) در جلساتي كه حالت و جو غير رسمي دارند از ميز گرد استفاده كنيد.
38) موقعيت نشستن افراد را طوري در نظر بگيريد كه به راحتي يكديگر را ببينند و ديده شوند.
39) فاصله شركتكنندگان از يكديگر را طوري تنظيم كنيد كه با هم تماس فيزيكي پيدا نكنند.
40) شركتكنندگان را در معرض تابش مستقيم نور خورشيد ننشانيد.
41)از شركتكنندگان در جلسه بخواهيد تلفن همراه و پيجرهاي خود را خاموش كنند.
42) از صندليهاي خيلي راحت استفاده نكنيد. اين نوع صندليها موجب رخوت و بيحالي افراد ميشوند!
43)كليه وسايل سمعي - بصري را قبل از شروع جلسه امتحان كنيد.
44) مراقب پذيراييهاي بيش از حد و بيمورد سالنهاي برگزاري جلسات باشيد. گاهي اوقات هدف آنها صرفاً سودجويي است.
45) براي پذيرايي به نيازهاي خاص غذايي شركتكنندگان توجه داشته باشيد.
46) استفاده از غذاهايي كه در جلسات باعث كاهش بهرهوري و كارايي ميشود خودداري كنيد.
47) قبل از جلسه مطالب خود را دستهبندي و آماده كنيد.
48) قبل از تشكيل جلسه افراد را به طور خلاصه در مورد موضوعات مشكلآفرين توجيه كنيد.
49) سعي كنيد لحن صحبت و حالت چهره شما در طول جلسه مثبت باشد.
50) هنگام تمرين روي صحبتها از خودتان فيلمبرداري كنيد تا از وضوح و شفافيت مطالب مطمئن شويد.
51)قبل از آغاز صحبتهاي خود يك نفس عميق بكشيد.
52) اگر ايدهاي زاييده ذهن شخص شما است، افتخار آن را از آنِ خود كنيد.
53) صحبت ساير افراد را قطع نكنيد. به آنها فرصت بدهيد صحبت خود را كامل كنند.
54) براي جالبتر كردن يك نكته ميتوانيد آن را در قالب عبارات مختلف بيان كنيد.
55) در جلسات مذاكره زمينههاي اتفاق نظر با طرف مقابل را شناسايي كنيد.
56) برگزاري موفقيتآميز جلسه را به عنوان مسئوليت فردي خود در نظر بگيريد.
57) افرادي كه در نشستهاي منظم و ادواري شركت دارند را تشويق كنيد كه به نوبت رياست جلسه را عهدهدار شوند.
58) اگر با پيشنهاد يكي از شركتكنندگان مخالفت كرديد، سعي كنيد حداقل در يك زمينه با وي اتفاق نظر پيدا كنيد.
59) به عنوان رييس جلسه بايد شرايطي فراهم كنيد كه همه شركتكنندگان فرصت اظهار نظر پيدا كنند.
60) ترتيب خلاصه مذاكرات در صورت جلسه بايد مطابق با ترتيب موارد مندرج در دستور جلسه باشد.
61)قبل از نهايي كردن صورت جلسه يك بار آن را بخوانید.
62) بلافاصله بعد از خاتمه جلسه، صورت جلسه مربوطه را با استفاده از يادداشتهاي خود تنظيم كنيد.
63) هنگام تنظيم صورت جلسه از جملات كوتاه، دقيق، و مرتبط استفاده كنيد.
64) با طرح سؤالهاي باز - پاسخ و بحثانگيز همه شركتكنندگان را به مشاركت بيشتر تشويق كنيد.
65) از يكي از شركتكنندگان بخواهيد صادقانه در مورد عملكردتان به عنوان رييس جلسه به شما بازخورد بدهد.
66) قبل از تشكيل جلسه سعي كنيد افراد تازه وارد را بشناسيد.
67) قبل از تشكيل جلسه در مورد رهبران اصلي گروههاي فكري مختلف به طور كامل تحقيق كنيد.
68) زمان برگزاري جلسه را قبل از وقت ناهار در نظر بگيريد. در آن صورت احتمال اينكه جلسه به موقع خاتمه يابد بيشتر خواهد بود!
69) در همان ابتداي كار مدت زمان جلسه را به شركتكنندگان اعلام كنيد.
70) به افرادي كه با تأخير آمدهاند بفهمانيد كه اين رفتار آنها موجب اخلال در روند جلسه شده است.
71)شركتكنندگان را از بحثهاي جانبي يا گفتوگوهاي خصوصي منع كنيد.
72) از شركتكنندگان بخواهيد دليل عصبانيت خود را بيان كنند. از اين طريق ميتوانيد از شدت عصبانيت آنها بكاهيد.
73) با ارائه بازخورد مثبت ميتوانيد افراد غير فعال و كم اعتماد به نفس را به مشاركت بيشتر تشويق كنيد.
74) به علائم مثبتي كه نشاندهنده علاقهمندي فرد به موضوع هستند توجه داشته باشيد.
75)اگر قرار است فردي بعد از شما شروع به صحبت كند، مراقبت باشيد كه طولاني شدن صحبت شما موجب بيتابي وي نشود.
76) براي تحريك شركتكنندگان به بحث و گفتوگو، افرادي را از بين آنها انتخاب و مستقيماً از آنها سؤال كنيد.
77) آييننامههاي انضباطي مربوط به برگزاري جلسات رسمي را مطالعه كنيد.
78) پس از خاتمه بحث و جدال از شركتكنندگان بخواهيد چند لحظه سكوت كنند تا مجدداً نظم حاكم شود.
79) قوانين و مقررات مربوط به نحوه تشكيل انواع جلسات را مطالعه و طبق آنها عمل كنيد.
80) نظر موافق اكثريت را به خود جلب كنيد تا بتوانيد به راحتي افراد مشكلآفرين را در انزوا قرار دهيد.
81)براي تغيير جو جلسه، موضوع بحث را عوض كنيد.
82) اخراج فرد مشكلآفرين را تنها به عنوان آخرين راه حل مورد استفاده قرار دهيد.
83) زمان جلسه بعدي را هنگامي مشخص كنيد كه كليه شركتكنندگان حضور دارند.
84) كليه تصميمات را به صورت مكتوب يادداشت كنيد.
85) هميشه سعي كنيد جلسات را با يك يادداشت مثبت به پايان برسانيد.
86) از همه افراد به خاطر شركت در جلسه، و از كليه سخنرانان به خاطر مشاركت فعال تشكر كنيد.
87) بين قوانين و مقررات مكتوب و آداب و تشريفات غير مكتوب تفاوت قائل شويد.
88) در نشستهاي رسمي براي حصول اطمينان از صحت صورتجلسه ميتوانيد كليه صحبتها را ضبط كنيد.
89) امكاناتي فراهم كنيد كه شركتكنندگان بتوانند پيغامهاي خود را در طول جلسه دريافت كنند.
90) در جلسات ابتدا به امور جاري و مسائل اداري رسيدگي كنيد.
91)در كنار محل ثبتنام شركتكنندگان يك ميز اطلاعات بگذاريد.
92) در جلسات پر سر و صدا و بينظم براي نمايش قدرت و اقتدار خود از جا بلند شويد و ايستاده صحبت كنيد.
93) براي كميتههاي فرعي دستورالعملهاي واضح و روشن تهيه كنيد.
94) تشريفات بيش از اندازه مانع بحث و گفتوگوي آزاد ميشوند- از آنها اجتناب كنيد!
95) مسائل پيچيده و بغرنج را به يك گروه تحقيق ارجاع دهيد و آنها را موظف كنيد كه بعداً به شما گزارش بدهند.
96) فراموش نكنيد كه نهايتاً تصميمگيري در مورد زمان ختم جلسه با شما است.
97) از جلسات مهم فيلمبرداري كنيد تا در صورت لزوم امكان بهرهبرداري آتي از آنها وجود داشته باشد.
98) مقررات آييننامهاي را تا حد امكان سادهتر كنيد.
99) هنگام مواجهه با اعتراضات خونسردي خود را حفظ كنيد. گاهي اوقات نيروهاي متخاصم تأثير يكديگر را خنثي ميكنند.
100)در صورت افزايش تنش ميان شركتكنندگان ميتوانيد مدتي استراحت اعلام كنيد.
101)قبلاً با نيروهاي امنيتي در مورد نحوه برخورد قانوني با افراد مشكلآفرين صحبت كنيد.
با سلام واحترام