تفکر اجرایی
تشكل برنامهريزي
مديريت علمي، فدريك تيلور كه در اواخر قرن نوزدهم بنيان يافت، چيزي جز يك ساختار برنامهريزي و به تبعيت آن، سازماندهي نبود. هدف اصلي تيلور، افزايش توليد بود. در اين خصوص اصولاً سه روش وجود دارد:
الف – كار بر حسب واحد
ب – كار بر حسب پيشرفت (چند درصد از كل كار را انجام دادهايم؟)
ج – كار بر حسب رشته يا كار زنجيري اتفاقاً نوع اخير كه نياز به يك برنامة فراگير و دقيق دارد بيش از همه مورد توجه تيلور قرار گرفته است.
ميتوان گفت كه برنامهريزي جديد به توسط فدريك تيلور و پيروان مكتب وي، بنيانگذاري و گسترش يافته است، منتهي در موضوع توليد كالا، براي سود بيشتر با حداكثر بهرهكشي از نيروي كار و كاركنان دونپايه، در يك حوزة محدود اقتصادي و به ويژه صنعتي در يك جامعه چون ايالات متحدة امريكا انجام گرفته است.
تيلور نشان داد كه يك كارگر ماهر ميتواند در صورتي كه در چارچوب برنامهريزي قرار گيرد. به جاي 1200 كيلو فولاد،روزانه 4800 كيلو فولاد را جا به جا كندو بهرهوري را به چهار برابر افزايش دهد. فورد با برنامهريزي و استفاده از شيوة توليد زنجيري در يك كارخانه اتومبيل سازي نشان داد كه ميتوان يك اتومبيل را به جاي 5/ 12 ساعت فقط در5/ 1 ساعت مونتاژ نمود و همين امر باعث شد كه بهاي اتومبيل از هر دستگاه 950 دلار به هر دستگاه 200 دلار كاهش يابد، اتومبيل بيشتري ساخته شده ، به فروش رود ، بنابراين دستمزد كارگران افزايش يافته ساعات كار آنان كاهش يابد و كارخانه نيز منافع بسيار بيشتري عايد خود سازد.
مسلماً اين چارچوب برنامهريزي در «مديريت صنعتي» ميتواند به طور كلي و صوري مورد استفاده «مديريت دولتي» (به منظور بخش عمومي – خدماتي ) باشد و نيازي به ساختارهايي جديد از برنامهريزي حس نگردد. اما محتواي مديريت دولتي به مفهوم مسئوليت بخش عمومي در «خدمت» به «كل جامعه» چه در ابعاد بزرگ و چه در ابعاد
كوچك و در خصوص هر فردي از اعضاء آن، مقتضيات جديدي را ميطلبد كه بي گمان ،اذهان برنامهريزان بخش دولتي را متوجه نظريات هانري فايول خواهد ساخت.
هانري فايول و برنامهريزي دولتي
هانري فايول ضمن مديريت و برنامهريزي صنعتي به برنامهريزي دولتي نيز توجه دارد؛ زيرا :
اولاً ، به خدمات به عنوان يك «هدف» در برنامهريزي توجه دارد.
ثانياً، خود را به حوزة كارخانه و مؤسسه محدود نكرده، متوجه سطوح بالاتر سازماني نيز بوده است.
برخلاف فدريكو تيلور كه تقريباً فقط در مورد اعمال فنون مديريت و بنابراين در سطح عمليات اجرايي تأكيد داشته است، هانري فايول با توجه قبلي به مديريت و برنامهريزي در امور سياسي – اجتماعي (و به صورتي غيرمستقيم ، دولتي) به سطوح بالاي برنامهريزي كه اكنون جامع يا استراتژيك خوانده ميشود نيز توجه داشته است.
اصولاً و به ويژه در مديريت دولتي ،تفكيك برنامه جامع از برنامه عملياتي غيرممكن مينمايد به خصوص در كشورهايي كه داراي برنامهريزي ملي و حق وسيع دخالت دولت در امور توليدي و خدماتي هستند با اين وجود برخي كوشيدهاند تا حد ممكن اين دو برنامه را از يكديگر تشخيص داده حد و مرز بين آنها را تعيين كنند.
برنامه ریزی اجرایی
بهتر است اولین سؤالتان "چرا برنامه ریزی می کنم" باشد. این سؤال دیدگاهی ریشه ای دارد و می گوید آیا انجام برنامه ریزی ضروری است و با اهمیت است یا خیر.این سؤال دیدگاهی ریشه ای دارد و گلوگاه محسوب می شود، لذا در رأس همه سؤالات آمده است. اگر پاسخ سؤال منفی باشد، پاسخ دادن به سایر سؤالات نیز منفی و بی مورد است.گام اول برنامه ریزی که همان طرح سؤالات مناسب باشد، نقش مهمی در تدوین یک برنامه خوب دارد.برنامه ریزی های موردی واجرایی شامل دو قسمت اصلی هستند. قسمت اول عملیات فرآیند و قسمت دوم روش اجرا ناميده ميشود. شالوده تمامی عملیات آن است که یک سری داده ( اطلاعات یا اشیاء) را در یافت ميشود و طی فعالیت هایی ،به پدیده های با ارزش تری برای افراد ذی نفع تبدیل میگردد. و در عملیات فرآیند چارچوب کار مشخص می شود. در قسمت روش اجرا، جزئیات انجام امور معین می شود.
برای موفقیت در تعیین فرآیند در ابتدا کل کار را ساده و خلاصه و قابل فهم کنید. سپس زیر فرآیند های مهم و حساس را تعیین کنید. آن گاه به سایر زیر فرآیند های جانبی بپردازید. هیچ گاه همزمان فکر خود را مشغول همه زیر فرآیند ها نکنید.
و برای توضیح یک فرآیند بهتر است از یک« فلوچارت » استفاده شود. در فلوچارت جریان ارتباطات میان فعالیت های مختلف و ترتیب انجام آن ها نشان داده می شود. فلوچارتی خوب است که هرکس کاملا دریابد از شروع تا پایان فرآیند ها چه وقایعی رخ می دهد.در فلوچارت باید نقاط تصمیم گیری ، توالی کار ، ورودی و خروجی زیر فرآیند ها ، فعالیت های مختلف از قبیل بازرسی ، ایجاد ، تاخیر ، و... نشان داده شود. چنین فرآیندی را می توان تجزیه و تحلیل کرده و دلایل انجام شدن آن را فهمید.
در قسمت بعدبهتراست به روش های اجرایی بپردازید. در این قسمت با توجه به وضعيت موجود و حدود کاری که در فرآیند مشخص شده یک شکل عملی به فرايند داده می شود.
روش هاي برنامه ريزي
الف)معرفي روش اوليه
روش اولیه شامل سه گام است:
گام اول: تمرکز و تجسم هدف
قبل از شروع کار یک برگه برداريد.
مرحله اول شناخت هدف است .یعنی سؤالات و ابهاماتی راکه در مورد هدفمان داریم می پرسیم، و سعی می کنیم با سؤالات جوانب کار را بسنجیم و بتوانیم نسبت به هدف خود دید روشنی داشته باشیم . در این مرحله ما ذهن خود را در مقابل هیچ چیز نمی بندیم و کلیه چيزهايي را كه درباره آن می دانیم را می پرسيم و آن را روی یک طرف کاغذ می نویسیم.
گام دوم: نوشتن اقدامات لازم برای انجام آن
و در این مرحله شما در پشت کاغذ، با پیدا کردن یک شناخت نسبت به هدف و فعالیتهای آن ، شروع به نوشتن اقداماتی مي كنيد که باید انجام دهید تا بتوانید به هدفتان برسید . ولی در اینجا دقت کنید از نوشتن اقدامات غیر ضروری و غیر قابل دسترس و خارج از هدف جلوگیری کنید .
گام سوم : اولویت بندی
در این مرحله پس از نوشتن اقدامات ، شروع به اولویت بندی آن کنید . فقط در اینجا شما باید سلسه مراتب و پیش نیازها و.. را رعایت کنید . یعنی در کنار هر اقدام شماره ای را بنو يسيد که معلوم کند در هر زمان به چه کارهایی بايد بپردازيد . و در آخر پس انجام هر فعالیت روی آن خط بکشید . این بدین معنی است كه موضوع فوق دیگر تمام شد تا ذهن دیگر به آن بر نگردد با این روش ما از شروع کار تا به پایان می توانیم تمام فعالیتها را مدیریت کنیم . و از فراموشی و پرداختن به کارهای غیر ضروری جلوگیری کنیم.
و از مزایای این روش ، آن است که ذهن خیالش راحت است که کارها رادر پيش رو دارد . سعی نمی کند به یاد بیاورد چه کار بايد انجام دهد . و هر کار رادر موعد مقرر خود انجام ميدهد . شما می توانید برای کارهای مختلف خود از این روش استفاده کنید . در خرید ، مطالعه ، فعالیتهای شغلی و...
تمرین ،کلید تسلط بر هر مهارتی است . تمرکز بر کار سه خصیصه لازم دارد : تصمیم گیری ، انضباط ، اراده . باید مدام به فواید و مزایای اهل عمل بودن ، سریع کار کردن و تمرکز داشتن فکر کنید .به تدريج شما تبدیل به همانی می شوید که تجسم می کنید .
فقط سه درصد از مردم هدفهای مشخص دارند و آنها را روی کاغذ می آورند . اما این افراد نسبت به افراد مشابه، پنج تا ده برابر بیشتر کارایی دارند . پس :
1- مشخص کنید که دقیقا چه می خواهید .
2- هدف خود را روی کاغذ بیاورید .
3- برای هدف خود مهلت تعیین کنید .
4- فهرستی از تمام کارهایی که فکر می کنید برای رسیدن به هدفتان لازم است را تهيه كنيد .
5- فهرست را تبديل به برنامة دارای اولویت تبديل كنيد .
6- فورا کار را بر اساس برنامه شروع کنید.
7- برای هر روز از قبل برنامه ریزی کنید.
جهت تحقق اهداف برنامه اصليتان يك لیست ماهانه ، هفتگی يا روزانه تهیه کنيد ، الويت هاي برنامه تان را تعيين كنيد سپس هر موردي را كه اجرا مي كنيد ،تیک بزنید و هر روز قدمی به سوی هدف اصلی بردارید.
در مقابل این وسوسه؛ که اول کارهای کوچک را سرو سامان دهید مقاومت کنید چون 80 درصد نتایج در اثر 20 درصد فعالیتهای شماست . پس وقت بیشتری را صرف فعالیتهای برجستهاي کنید که میتوانند در زندگی شما تحول واقعی ایجاد کنند .
ب)معرفي يك روش مناسب براي برنامه ريزي (پرچه)
اين روش شامل مراحلي است به شرح زير :
1- هدف: و ضعیت مطلوب چیست؟
( یا ) برای چه هدفی لازم است برنامه ریزی شود؟ ( یا ) چه نتا یجی مورد نظر است؟
2-چه مشاورانی:
( یا ) بهترین مشاوران برای طرح این برنامه چه کسانی هستند؟
3 - چه روشی: چگونه می توانم به نتیجه برسم؟
( یا ) چگونگی اجرای کار ؟ ( یا ) چه روشی عمل کنم ؟ ( یا ) چطوری ؟
روش های مختلف را در نظر بگیرید و بهترین روش را انتخاب کنید.
4- چه خطراتی : چه خطراتی در کمین است ؟
( یا ) چه تهدیداتی وجود دارد ؟
5- چه کارهایی: چه کارهایی لازم است انجام دهم؟
6- چه امکاناتی :چه امکاناتی دارم و چه امکاناتی لازم است؟
7- چه زمانی : زمانبندی برنامه چیست؟
( یا ) برنامه در چه زما نی باید انجام شود؟ ( یا ) بهترین زمان برای اجرای برنامه چه وقت است ؟
8- چه مکانی : برنامه در چه مکانی باید انجام شود؟
( یا ) برای اجرای برنامه چه مکان (ها)یی لازم است ؟( یا ) قسمتهای ( مختلف ) برنامه در کجا باید انجام شود؟
9- چه کسی: در ارتباط با برنامه چه کسانی نقش دارند و نقش آنها چیست؟
( یا ) حضور چه کسانی در اجرای برنامه لازم است ؟ ( یا ) چه کسانی می توانند کمک کنند ؟
10- چه حدودی : محدوده های برنامه کدام است ؟
( یا ) خطوط قرمز برنامه کدام است ؟ ( یا ) چارچوبهای اجرایی برنامه چیست ؟ ( یا ) نبایدها کدام است؟
11- چه سؤالات و ابهاماتی : چه سؤالات دیگری به موضوع وارد است ؟
12- چه ترتیبی : برنامه بر اساس چه نظمی انجام شود؟
( یا ) الویتهای برنامه و روند اجرایی آن چطور باشد؟
با سلام واحترام